Comment fonctionne un syndic de copropriété ?

Propriétaire d’un appartement, vous devez partager certains espaces avec d’autres propriétaires, tels que le hall d’entrée ou les escaliers, mais aussi des commodités et services (poubelles, ascenseur, etc.) La gestion des communs revient au syndicat de copropriété, qui devra veiller en outre au respect des règles de bon voisinage.

Le syndic de copropriété, une obligation légale pour les biens partagés.

Cette charge, qui recouvre des volets administratif et financier, est confiée à une personne physique ou morale, le syndic, représentant légal de l’ensemble des copropriétaires. Sa mission s’inscrit dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965 (article 18). Pour les représenter, les copropriétaires peuvent faire appel à un syndic professionnel ou élire l’un d’entre eux comme syndic bénévole. Quoi qu’il en soit, le syndic est mandaté dans le cadre d’un contrat renouvelable et sa mission est essentielle à la bonne administration du bien immobilier.

Quelles sont les missions du syndic ?

Le représentant du syndicat de copropriétaires a du pain sur la planche. Il doit gérer les finances et l’administration de la copropriété, tout en faisant respecter son règlement intérieur et en s’assurant de l’entretien des parties communes et de la conservation de l’immeuble. Comme le précise la Chambre syndicale des propriétaires et copropriétaires, « la désignation d'un syndic pour gérer une copropriété est un acte important : les copropriétaires lui confient leurs intérêts et leur patrimoine ». Ces responsabilités imposent de choisir avec soin la personne (physique ou morale) qui sera désignée comme syndic.

Le respect du règlement intérieur :

Le rôle du syndic est avant tout de s’assurer du respect du règlement intérieur de copropriété et des décisions prises en assemblée générale. Il veille ainsi à ce que les droits et obligations concernant les parties communes et privées soient correctement appliqués. Le non respect de certaines règles pouvant entraîner des nuisances pour les autres copropriétaires, ceux-ci peuvent saisir le syndic si le besoin s’en fait sentir. Le syndic pourra le cas échéant initier une procédure en justice en cas de trouble grave ou persistant. Pour ne pas en arriver à ces extrémités, il use généralement de ses capacités relationnelles et de diplomatie pour que l’harmonie règne autant que possible dans l’immeuble.

L’entretien de l’immeuble :

Le syndic a pour mission prioritaire le bon entretien de l’immeuble, ce qui revêt de multiples tâches :

• gérer le gardien ou la concierge s’il y a lieu ;
• entretenir les espaces et équipements communs ou utiles à tous les copropriétaires(ascenseur, couloirs, chauffage central, canalisations, espaces verts, parkings, etc.) ;
• acheter les produits nécessaires à l’entretien ;
• faire effectuer les travaux décidés en assemblée générale ;
• engager des travaux en cas d’urgence, sans accord des copropriétaires, si la sauvegarde de l’immeuble ou la sécurité des occupants est en jeu.
• indiquer tous les travaux effectués dans le carnet d’entretien. La tenue de ce document est d’ailleurs un bon indicateur de la qualité de la gestion de la copropriété.

La gestion financière :

La bonne gestion des finances de la copropriété suppose une série d’obligations dont le syndic doit s’acquitter :

• Souscrire une assurance pour l’ensemble de l’immeuble.
• Gérer la trésorerie du syndicat et les dépenses liées aux charges et à l’entretien.
• Présenter au syndicat une comptabilité faisant état des différentes opinions exprimées par les copropriétaires.

• Ouvrir un compte séparé au nom du syndicat, seul titulaire du compte, où seront déposées les contributions.
• Soumettre au vote des copropriétaires, chaque année, un budget prévisionnel incluant la mise à jour de leurs contributions.

La gestion administrative :

Le syndic est garant de la réalisation et de la mise à jour des documents administratifs obligatoires :

• La liste des copropriétaires, faisant apparaître pour chacun leur lot, état civil, domicile et coordonnées numériques (selon accord).
• La fiche synthétique de copropriété, qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble.
• Le carnet d’entretien de la copropriété, qui présente les informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l'immeuble. Ce document, régulièrement actualisé, est mis à disposition des copropriétaires.

De plus, le syndic gère les archives du syndicat. Il peut en déléguer la gestion à une entreprise spécialisée à condition d’obtenir l’accord du syndicat lors d’un vote de l’AG. C’est également lui qui informe les occupants de l’immeuble (locataires compris) des décisions prises lors des Assemblées générales de copropriété et qui représente le syndicat des copropriétaires en justice et dans les actes civils.

Il doit désormais également permettre aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical un accès en ligne sécurisé aux documents concernant la gestion de l’immeuble et des lots. Chacun doit pouvoir accéder à l’aide d’un code personnel à ces documents, téléchargeables et imprimables

Les copropriétaires décident, le syndic met en œuvre.

Le syndicat de copropriétaires dispose de deux instances par lesquelles il impose ses choix au syndic, qui ne prend aucune décision de son propre chef (sauf en cas d’urgence). Il s’agit du Conseil syndical et de l’assemblée générale, qui sont les seuls lieux de décision.

L’assemblée générale réunit chaque année l’ensemble des copropriétaires. Le syndic y présente le compte-rendu de ses activités et le résultat financier de la copropriété. L’assemblée générale met au vote son accord (ou quitus) sur sa gestion comptable et administrative. Un autre vote décide de l’approbation du bilan comptable. Pendant l’AG se prennent également les décisions concernant les travaux et aménagements à faire dans l’immeuble, y compris les petits travaux que certains propriétaires voudraient faire dans les parties communes à leurs frais. Le syndic devra mettre en œuvre les décisions prises par l’assemblée générale, dans le respect des devis qu’elle aura votés.

Pour certaines décisions, le syndic doit obligatoirement solliciter le vote de l’assemblée générale. C’est le cas pour la souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat, la délégation de la gestion des archives ou la signature des contrats avec les prestataires. En cas de motif sérieux, l’AG peut mettre fin au contrat du syndic, par exemple s’il ne remplit pas sa mission en toute transparence ou que ses honoraires augmentent de manière injustifiée…

Le rôle du Conseil syndical est de donner son avis à l’AG ou au syndic sur les divers sujets qui touchent à la copropriété. Il peut intervenir sur le choix d’un gardien ou d’une entreprise, examiner les devis, commenter le bilan comptable du syndic, ou pour contribuer à l’élaboration du budget annuel et la préparation de l’ordre du jour de l’AG. Le conseil syndical est composé de copropriétaires, élus pour une durée de trois ans. Si les décisions sont prises par l’AG, le Conseil syndical est davantage un organe de vérification et de contrôle.

Le syndic engage sa responsabilité devant les copropriétaires. En cas de manquement grave ayant entrainé des dommages à l’immeuble ou un préjudice financier, il peut se voir condamné à verser des dommages et intérêts. Cependant il n’est pas responsable de problèmes causés par une décision validée par l’assemblée générale.

Quel syndic choisir : professionnel ou bénévole ?

Le syndic professionnel

Rémunérer les services d’un syndic professionnel garantie une bonne gestion de la copropriété. Il est titulaire d’une carte professionnelle de "syndic de copropriété" (délivrée par la CCI) qui valide ses compétences et atteste qu’il détient une assurance de responsabilité civile professionnelle et une garantie financière suffisante. Cette garantie, dont le minimum est fixé à 110000 euros, assure à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite. Faire appel à un professionnel est donc un choix de sécurité, à condition que les copropriétaires acceptent de contribuer au règlement de ses honoraires (en moyenne 150 euros par an et par copropriétaire selon la CSPC). Sa rémunération est encadrée par la loi Alur de 2014 et prend la forme d’un forfait annuel.

Le syndic bénévole

C’est la solution la moins coûteuse, plus adaptée aux petits copropriétaires qui peuvent aussi en apprécier la proximité. Le syndic bénévole étant l’un des copropriétaires, désigné par ses pairs en AG à la majorité absolue, sa présence dans l’immeuble le rend plus réactif qu’un professionnel. L’inconvénient majeur est la compétence du syndic, qui doit avoir de bonnes connaissances en matière juridique et administrative, en plus de sa grande disponibilité. D’autant plus que sa responsabilité est engagée au même titre que celle d’un professionnel, ce pourquoi il doit d’ailleurs souscrire une assurance. Cette formule gratuite est donc à réserver à de petites copropriétés, plus simples à gérer. Les copropriétaires peuvent également s’organiser pour exercer la charge de syndic à tour de rôle, ce qui peut se révéler un bon compromis en cas de gestion plus lourde.

La mission du syndic fait l’objet d’un contrat spécifique.

Un contrat spécifique encadre les différentes missions du syndic et en fixe la durée, la rémunération et les conditions d’exécution. La durée du mandat notamment doit faire l’objet d’un vote en assemblée générale. Depuis le 11 mars 2020, son renouvellement est automatique jusqu’à l’AG suivante. C’est à l’assemblée générale en effet qu’il appartient de renouveler le contrat du syndic ou d’y mettre fin. Dans ce cas, elle se réunit trois mois avant la fin du contrat pour désigner un nouveau syndic. Le mandat, fixé à trois ans - ou un an, si le syndic ou l’un de ses proches a participé à la construction du bâtiment en tant que promoteur ou architecte -, est renouvelable à l’infini.